Legal

Privacyverklaring

Kuwait Petroleum (Belgium) N.V. (“KPB” of ‘wij’ of ‘we’, of ‘ons’) is begaan met het waarborgen van de privacy en persoonsgegevens die verzameld worden van websitebezoekers, klanten, dealers, leveranciers en anderen (‘u’) in het kader van onze bedrijfsactiviteiten  op onze website in onze hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke.

Uw privacy en de veiligheid van uw persoonsgegevens zijn belangrijk voor KPB. In de uitoefening van onze activiteiten zullen wij uw persoonsgegevens met zorg behandelen in overeenstemming met de vigerende regelgeving inzake privacy en gegevensbescherming. Gelieve aandachtig deze Privacyverklaring te lezen om meer te weten te komen over de manier wij uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken.

De verwerkingsverantwoordelijk is:
Kuwait Petroleum (Belgium) N.V.

Maatschappelijke zetel:
Desguinlei 100, bus 8, 2018 Antwerpen, België

Ondernemingsnummer:
0404.584.525

In de verklaring hieronder, zullen wij volgende aspecten toelichten:

  • Welke persoonsgegevens wij van u kunnen verwerken,

  • Op welke rechtsgrond we ons beroepen om uw persoonsgegevens te verwerken,

  • Voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens kunnen gebruiken,

  • Met wie we uw persoonsgegevens kunnen delen,

  • Hoe lang wij uw persoonsgegevens bijhouden,

  • Welke rechten u bezit met betrekking tot uw persoonsgegevens,

  • Waar u terecht kan voor verdere vragen of opmerkingen.

1. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?


Via onze website zullen wij in principe geen als persoonlijk identificeerbare informatie over u (‘persoonsgegevens’) verzamelen, tenzij u er vrijwillig voor opteert om deze aan ons te bezorgen door bijvoorbeeld te registreren, een vraag te stellen via e-mail of een vragenlijst in te vullen. Indien u wenst dat uw persoonsgegevens niet worden verzameld, gelieve ze dan niet naar ons te sturen.

Via onze website en andere communicatiemiddelen binnen onze bedrijfsactiviteiten kunnen wij volgende persoonsgegevens verzamelen:

  • Via contact-, klacht-, opmerkingsformulieren en formulieren om defecten aan te geven verzamelen wij: uw naam, telefoonnummer e-mailadres en informatie over uw vraag, klacht, opmerking of defect;

  • Wanneer u ons contacteert via telefoon of e-mail verzamelen wij: uw naam, telefoonnummer en/of e-mailadres;

  • Wanneer u een adviesgesprek inplant met ons verzamelen wij informatie over uw bedrijf, uw naam, telefoonnummer, e-mailadres en informatie over uw vraag;

  • Wanneer u online een offerte aanvraagt voor een Q8 liberty card, Q8 electric laadkaart of laadpalen voor uw bedrijf, verzamelen wij van de aanvrager diens naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres. Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer u een offerte aanvraagt of een Q8 liberty of electric klant wilt worden, kan u in een aparte privacyverklaring terugvinden.

  • Wanneer u online een offerte aanvraagt voor een mobiliteitskaart, verzamelen wij van de aanvrager informatie over diens bedrijf, diens naam, telefoonnummer, e-mailadres en informatie over diens vraag. Wanneer u een mobiliteitskaart wil aanvragen, zal u doorgeleid worden naar de website van onze mobiliteitspartner XXimo. Meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door XXimo kan u terugvinden op de website van XXimo.

  • Daarnaast kunnen wij ook uw IP-adres en huidige locatie verzamelen.

  • KPB kan ook van klanten die deelnemen aan het Q8 smiles loyalty programma (via de Q8 app of smiles-website) persoonsgegevens verwerken. Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in deze context kan u in een aparte privacyverklaring terugvinden.


CCTV

De plaatsen waar we CCTV gebruiken zijn over het algemeen besloten plaatsen die toegankelijk zijn voor het publiek (bijvoorbeeld tank- of laadstations) of uitzonderlijk privéruimten (bijvoorbeeld afgesloten parkeerplaatsen).

In België maken wij gebruik van CCTV-systemen voor bewaking en toezicht zoals gedefinieerd in de Belgische Camerawet. Aspecten die niet uitdrukkelijk in de camerawet worden geregeld vallen onder de AVG, vaak beter gekend als GDPR, zoals technisch, operationeel of algemeen zicht op (onbemande) sites.

In Luxemburg  wordt CCTV gebruikt voor dezelfde doeleinden als in België, maar in overeenstemming met de Luxemburgse wetgeving.

In Nederland  wordt CCTV eveneens gebruikt voor dezelfde doeleinden, waaronder het op dezelfde manier bestrijden van fraude, misbruik of andere inbreuken en bescherming van onze eigendommen.

Beelden van (bewakings)camera’s worden verwerkt overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en worden gebruikt voor de volgende doeleinden:

  1. bewaking (veiligheidsobjectief) en toezicht, met inbegrip van het voorkomen, vaststellen of opsporen van misdrijven tegen personen of goederen of andere schendingen (bv overlast) en ook om de schuldigen, getuigen of slachtoffers te identificeren zoals de identificatie van personen die betrokken zijn bij frauduleus gebruik van tank- of laadkaarten en -systemen, of overtreding van douane- en accijnsregels en/of;

  2. het vastleggen van personen of gebeurtenissen die schade berokkenen aan leden van de Kuwait Petroleum Groep en/of;

3. voor technische / operationele verificaties op Kuwait Petroleum sites.

Q8 liberty en Q8 electric klanten worden specifiek verzocht hun kaarthouders tijdig in te lichten over de verwerking hun persoonsgegevens, waaronder deze via het cameragebruik.

De bewakingsactiviteiten worden uitgevoerd via vergunde bewakingsbedrijven. Bovendien kunnen wij, voor zover wettelijk toegestaan, live en / of opgenomen CCTV-beelden gebruiken voor technische doeleinden (zoals pompen vrijgeven voorafgaand aan betaling) en waar mogelijk voor beperkte eigen bewakingsactiviteiten.

Het beeldmateriaal wordt niet langer bewaard dan wettelijk toegelaten, tenzij de beelden bewijsmateriaal bevatten van een misdrijf of schade of om daders en getuigen te identificeren. De beelden kunnen worden overgemaakt aan de politie, aan justitiële autoriteiten en aan verzekeringsmaatschappijen voor de behandeling van schade aan onze eigendommen.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor het gebruik van CCTV door de dealer die een servicestation uitbaat. Als u hierover vragen heeft, dient u contact op te nemen met de betreffende dealer.

Niet-persoonsgebonden gegevens die automatisch verzameld worden

Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij ook informatie verzamelen die niet als persoonlijk kan worden geïdentificeerd, waaronder, maar niet beperkt tot het type van uw internetbrowser en computerbesturingssysteem; domeinnaam van de website die u voordien hebt bezocht; het aantal bezoeken, de gemiddelde tijd die u er doorbracht en de pagina’s die u hebt bekeken. Wij kunnen deze informatie gebruiken en binnen de Kuwait Petroleum Groep verspreiden om het gebruiken van onze website te analyseren en om de inhoud ervan te verbeteren. 

Persoonsgegevens verzameld via station finder

Via onze station finder kan u nabijgelegen Q8 tank- of laadstations opzoeken. Via de beschikbare filters kan u uw zoekopdracht verfijnen. Deze informatie wordt niet opgeslagen en wordt ook niet gedeeld met derde partijen.

2. Op welke rechtsgrond beroepen we ons om uw persoonsgegevens te verwerken?


Uw persoonsgegevens zullen verwerkt worden wanneer:

  • U ons uw vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting hebt gegeven omtrent uw wensen;

  • Wij zullen uw persoonsgegevens moeten verwerken om de diensten die u hebt aangevraagd aan te bieden;

  • De verwerking nodig is om onze gerechtvaardigde belangen te behartigen, meer bepaald: de economische, commerciële en financiële belangen, bedrijfscontinuïteit, veiligheid en confidentialiteit van klanteninformatie en producten en de veiligheid van digitale en fysieke infrastructuren;

  • De verwerking nodig kan zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, rustende op KPB als gevolg van bepaalde wetgeving.

3. Voor welke doeleinden kunnen we uw persoonsgegevens gebruiken?


We zullen uw persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden gebruiken:

  • Het leveren van de door u gevraagde dienst
    Wij moeten noodzakelijke persoonsgegevens verwerken om u de gevraagde dienst te kunnen leveren. Als u een offerte wil aanvragen of een Q8 liberty of electric klant wilt worden, kan u in een aparte privacyverklaring meer informatie terugvinden over de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u een mobiliteitskaart wilt aanvragen, kan u in de privacyverklaring van onze partner XXimo meer informatie terugvinden over de verwerking van uw persoonsgegevens door XXimo.

  • Het zenden van marketing materiaal
    Indien u hier toestemming voor gegeven hebt, kunnen wij u marketing e-mails en online marketing sturen, speciale aanbiedingen, al dan niet met betrekking tot toekomstige aanbiedingen, of ander promotiemateriaal om u te informeren over de laatste nieuwtjes van ons die u zouden kunnen interesseren. U zal te allen tijde het recht hebben om uw toestemming in te trekken door u uit te schrijven voor deze communicaties via de uitschrijflink of door andere instructies, aangegeven in de communicaties die wij zenden, te volgen.

  • Het verlenen van bijstand wanneer u ons telefonisch contacteert
    Wij moeten noodzakelijke persoonsgegevens verwerken om u de gevraagde dienst te leveren;

  • Het verlenen van bijstand bij klachten, opmerkingen of de rapportering van defecten via onze formulieren.
    Wij dienen uw persoonsgegevens te verwerken om ons in staat te stellen uw klacht of opmerking naar behoren te behandelen of op uw vraag te kunnen antwoorden.

  • Het aangeven waar het dichtstbijzijnde tank- of laadstation of winkel van ons of onze partners zich bevindt.

  • Het leveren van de diensten in het kader van het Q8 smiles loyalty programma. Meer informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens in deze context kan u in een aparte privacyverklaring terugvinden.

  • Het bestrijden van misbruik en enige andere vorm van frauduleuze handelingen.

  • U contacteren inzake een aanbieding of om andere bedrijfsbelangen te behartigen of om online enquêtes uit te voeren, zodat wij de wensen en noden van onze klanten beter kunnen verstaan.

  • Het verbeteren van onze producten en diensten.


Profiling

De verwerking van persoonsgegevens voor profileringsdoeleinden zal gebaseerd zijn op het verkrijgen van een voorafgaande, specifieke toestemming van de gebruiker. Met voorafgaande toestemming van de gebruiker kunnen relevante gegevens en niet-buitensporige gegevens over personen worden verzameld en opgeslagen voor profilering of om de aangeboden diensten te verbeteren op basis van de behoeften van de gebruikers.

4. Met wie kunnen we uw persoonsgegevens delen?


Delen binnen de groep

Aangezien de Kuwait Petroleum Group van vennootschappen ook buiten de Europese Economische Ruimte actief zijn, kan de informatie die u aan ons doorgeeft worden overgedragen buiten de Europese Economische Ruimte. Dergelijke overdrachten worden gedekt door een intragroepsovereenkomst die specifieke contractuele bescherming biedt om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens een passend en consistent beschermingsniveau krijgen, ongeacht waar deze wordt overgedragen binnen de Kuwait Petroleum Group en pas nadat er geval per geval een doorgiftetoets heeft plaatsgevonden. In elk geval worden uw persoonsgegevens alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de realisatie van de bovenvermelde doeleinden.

Andere derde partijen

Ter realisatie van bovenvermelde doeleinden, kunnen uw persoonsgegevens ook  gedeeld worden met de volgende derde partijen:

  • Reclamebureau’s en bedrijven die mailingdiensten aanbieden;

  • Aanbieders van software-, platform- en IT diensten;

  • Externe klantendienst;

  • Officiële vertegenwoordigers van de regering of andere derden krachtens een dagvaarding, een bevel van een rechtbank of een andere gerechtelijke procedure

  • Mobility partners

 
Wij kunnen social media invoegtoepassingen zoals Facebook en Instagram gebruiken op onze website als u hiervoor kiest. Via deze social media voorzieningen” kunnen sommige van uw persoonsgegevens gedeeld worden met deze partijen. Deze voorzieningen kunnen uw IP adres en welke pagina u bezoekt op onze website verzamelen en kunnen cookies plaatsen om de voorziening naar behoren te laten werken. Social media voorzieningen en widgets zijn ofwel gehost door een derde partij, ofwel rechtstreeks op onze website. Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op deze voorzieningen. Uw interactie met deze voorzieningen wordt geregeld door de privacyverklaring van de ondernemingen die deze beschikbaar stellen. U kan ook meer informatie terugvinden over cookies van derden in onze Cookieverklaring.

5. Links naar andere websites


Deze website kan links bevatten naar andere websites die niet in handen, beheerd of onderhouden worden door KPB. Wij kunnen niet verantwoordelijk gesteld worden voor de privacyverklaring van andere websites, noch voor de uitvoering van hun beleid, zelfs indien:

  • u toegang hebt verkregen tot de website van derde partij via een link op onze websites, of

  • u naar onze website werd doorverwezen via een link op de website van de derde partij.


Wij raden u aan om de privacyverklaring van elke website die u bezoekt na te lezen en de eigenaar of beheerder te contacteren indien u hierover vragen of opmerkingen hebt.

6. Hoe lang houden wij uw persoonsgegevens bij?


Uw persoonsgegevens zullen worden bijgehouden voor zolang als nodig om het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens aanvankelijk zijn verzameld, te bereiken. Dit is in principe gelijk aan de duur van enige contractuele relatie of prestatie van een bepaalde dienst en voor elke periode daarna die wettelijk vereist of toegestaan is volgens toegepaste wetgeving.

7. Welke rechten bezit u met betrekking tot uw persoonsgegevens?


Onder de gegevensbeschermingswetgeving beschikt u, onder bepaalde voorwaarden, over het recht op toegang tot uw persoonsgegevens, alsook het recht op verbetering, aanvulling en/of verwijdering van uw persoonsgegevens. Indien u één of meerdere rechten wenst uit te oefenen, gelieve ons hiervan op de hoogte te stellen via het e-mailadres [email protected]. Wij zullen dan de nodige inspanningen leveren om bv. de volgende stappen te ondernemen:

  • u informatie dan wel een kopie verschaffen van de gegevens die u ons hebt bezorgd mits bescherming van rechten van eventuele derden of andere gerechtvaardigde beperkingen;

  • het bijwerken van onjuistheden in de gegevens die wij bezitten;

  • het verwijderen van gegevens  waarvoor wij niet langer een juridische basis hebben om ze te gebruiken.


Om onze inspanningen om uw verzoek in te willigen te vergemakkelijken, zou het helpen als u ons de context waarin u ons de persoonsgegevens heeft gegeven, zou aangeven.

Daarnaast heeft u het recht om u te verzetten tegen het gebruik en de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer deze verwerking is gesteund op toestemming en betrekking heeft op enige vorm van direct marketing door een aanvraag tot het intrekken van uw toestemming tot ons te richten. U kan ons ook verplichten om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken tijdens het onderzoeken van een klacht.

Bovendien heeft u ook het recht om zich te verzetten tegen elke verwerking, inclusief profilering, gesteund op het gerechtvaardigd belang als rechtsgrond, tenzij onze redenen om deze verwerking uit te voeren zwaarder wegen dan enig nadeel van uw rechten en vrijheden.

Uw uitoefening van deze rechten is onderworpen aan een aantal voorwaarden, teneinde het algemeen belang te beschermen (bv. preventie of detectie van fraude). Indien u één van deze rechten uitoefent, zullen wij uw aanspraak nagaan en in de meeste gevallen antwoorden binnen een maand. We kunnen een billijke vergoeding vragen voor "herhaalde verzoeken", "duidelijk ongegronde of buitensporige verzoeken" of "bijkomende kopieën".

Binnen de wettelijke grenzen beschikt u ook over het recht om uw persoonsgegevens over te dragen naar een andere organisatie (gegevensoverdraagbaarheid).

Indien u niet tevreden bent met ons gebruik van uw persoonsgegevens of u bent het niet eens met ons antwoord op de uitoefening van één van bovenstaande rechten, heeft u het recht een klacht in te dienen bij uw Gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Cookies


Wanneer u onze website bezoekt, kunnen wij cookies en andere automatische middelen van gegevensverzameling op uw computer opslaan indien u hiervoor toestemming geeft. Voor noodzakelijke cookies is wel geen voorafgaande toestemming vereist. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens uw bezoek aan een website op bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. Cookies kunnen u bij het volgend bezoek automatisch herkennen en ze kunnen u toestaan om een website aan te passen, zodat deze beter overeenkomt met uw interesses of om uw wachtwoord op te slaan, zodat u dit niet telkens opnieuw moet invullen. Indien u ervoor kiest om niet herkend te worden, gelieve de instellingen van uw internet browser te raadplegen om Cookies van uw computer te verwijderen, alle cookies te blokkeren of een waarschuwing te krijgen vooraleer een Cookie wordt geplaatst. Voor meer info en details omtrent cookies die gebruikt worden op deze website verwijzen wij naar de Cookieverklaring.

9. Aanpassingen


We behouden het recht om deze verklaring aan te passen, indien nodig, om bijvoorbeeld veranderingen in de wetgeving, regelgeving, nieuwe praktijken en procedures of vereisten die door de toezichthoudende overheid zijn opgelegd, na te leven. Wanneer deze tekst voor het laatst gewijzigd is, kan u terugvinden onderaan deze Privacyverklaring.

10. Waar u terecht kan voor verdere vragen of opmerkingen?


Indien u vragen heeft of u wenst graag meer informatie, kan u een e-mail zenden naar [email protected].

U kan ook een brief zenden naar het onderstaande adres:

Kuwait Petroleum (Belgium) N.V.
Ter attentie van: Data Protection Officer
Desguinlei 100 – 8
B-2018 Antwerpen

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de website www.q8.be en wordt beheerd door Kuwait Petroleum (Belgium) N.V.  en is het laatst aangepast op 15/07/2025.